Những điều cần biết trước thuê văn phòng coworking

04/12/2020

Thuật ngữ coworking đã xuất hiện lần đầu tiên trong cuốn sách ca ngợi sức mạnh của co-working, được xuất bản năm 1628. Đến năm  2005, không gian co-working chính thức đầu tiên được mở tại San Francisco vào ngày 9 tháng 8 bởi lập trình viên Brad Neuberg như để phản ứng lại với các trung tâm kinh doanh truyền thống làm việc kém năng suất.

Vậy coworking là gì? Coworking space là mô hình văn phòng không gian làm việc chung. Các doanh nghiệp và cá nhân sẽ cùng chia sẻ không gian làm việc. Cùng vận hành và sử dụng tất cả các tiện ích, thiết bị văn phòng chung.

Mô hình hoạt động của văn phòng coworking

Co-working space được hình thành qua 2 yếu tố cốt lõi là cộng đồng và tiện ích.

Coworking là mô hình văn phòng làm việc chia sẻ cung cấp chỗ ngồi cố định, chỗ ngồi tự do cho các thành viên. Văn phòng coworking không chỉ cung cấp chỗ ngồi để làm việc mà còn chú trọng vào không gian, các dịch vụ phục vụ đi kèm cung cấp sẵn cho người thuê như lễ tân, bảo vệ, internet,.... Hình thức thuê coworking cũng rất đa dạng phụ thuộc theo nhu cầu người thuê để phân thành các gói theo tháng, ngày,.... 

Đặc biệt một điều làm nên sức hút của những văn phòng coworking đó là sự tương tác và kết nối. Những văn phòng coworking tập trung những công ty, freelancer của các ngành nghề khác nhau. Ban quản trị cũng như bản thân những người thuê coworking tạo dựng mối quan hệ tương tác nhau. Điều này tạo ra những cơ hội hợp tác, kết nối giữa mọi người để từ đó xuất hiện các quan hệ làm ăn mới, chia sẻ, tư vấn lẫn nhau, bản thân mỗi người trong đó cũng sẽ trở nên năng động hơn. Đây là điều mà những văn phòng truyền thống không thể tạo ra.


Những lợi thế khi làm việc tại văn phòng coworking

  • Là không gian làm việc lý tưởng: Tăng hiệu quả, năng suất làm việc so với làm việc ở nhà; tạo sự thoải mái nhưng vẫn là không gian làm việc lý tưởng so với các văn phòng truyền thống.
  • Tiết kiệm chi phí: Bạn thuê một chỗ ngồi những bản chất bạn được sử dụng gần như toàn bộ không gian và các tiện ích đi kèm của coworking; tiết kiệm chi phí đầu tư, bảo trì, sửa chữa văn phòng,...
  • Tạo ra các cơ hội liên kết, hợp tác: Một trong những giá trị cốt lõi của coworking đó là sự kết nối. Sự kết nối đến từ ban quản trị coworking và đến từ các thành viên bên trong coworking làm những công việc, ngành nghề khác nhau tạo ra cơ hội liên kết, hợp tác với nhau.

Những ai nên sử dụng văn phòng coworking

Coworking dành cho những người làm việc tự do (freelancer)

Người làm việc tự do (freelancer)  là người được các công ty khác nhau thuê để thực hiện các nhiệm vụ theo kỹ năng của mình và họ không cần đến công ty nhận việc như nhân viên biên chế. Thay vào đó, họ thường làm việc từ xa cho một tổ chức, một công ty nào đó. 

Không gian làm việc chung là một trong những lựa chọn thay thế tốt nhất cho việc phải làm việc tại nhà hay tại các quán cafe. Không gian làm việc chung mang đến cho những người làm việc tự do cảm giác sở hữu văn phòng của riêng họ, môi trường làm việc năng động sáng tạo thay cho việc cảm thấy cô độc khi làm việc ở nhà hay ồn ào khi làm việc ở quán cafe.

Họ có cơ hội mở rộng các mối quan hệ, giao lưu, hợp tác mới. Do môi trường coworking có nhiều công ty, cá nhân của các ngành nghề khác nhau cùng hoạt động. 

Coworking cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các doanh nghiệp nhỏ có dòng vốn lưu động thấp thì việc thanh toán khoản phí thuê văn phòng 6 tháng đến 1 năm sẽ tiêu tốn chi phí khá lớn. Điều này có thể dẫn đến những khó khăn trong việc lưu động vốn để thực hiện các hoạt động khác của công ty. Do đó nhiều công ty, doanh nghiệp nhỏ mới mở hoặc đang trong giai đoạn phát triển không muốn kí hợp đồng thuê văn phòng cố định. 

Các văn phòng coworking giúp các công ty giải quyết vấn đề đó do hình thức cho thuê theo giờ, tháng. Chủ doanh nghiệp có thể thuê theo giờ, tháng tùy theo nhu cầu thực tế. Do đó khoản thanh toán chi phí không gian công ty sẽ được chia nhỏ ra và tiết kiệm đến mức tối đa. Các coworking cung cấp các phòng làm việc riêng để đảm bảo tính riêng tư.

Các công ty vừa và nhỏ thường có sự tăng giảm nhân sự nhanh chóng và thường xuyên, mỗi khi mở rộng hay co hẹp văn phòng phù hợp với số lượng nhân sự thì lại phát sinh chi phí đầu tư và thanh lý tài sản cố định đã đầu tư để chuyển văn phòng mới, khoản chi phí này không hề nhỏ đối với các công ty vừa và nhỏ. Trong khi tại các coworking thì việc tăng giảm quy mô văn phòng diễn ra rất đơn giản, không phát sinh chi phí đầu tư tài sản và chuyển đổi văn phòng.

Coworking cho các công ty doanh nghiệp tập đoàn lớn

Những ngày này, rất nhiều tập đoàn lớn đang di chuyển vào không gian làm việc chung như Microsoft, Samsung, HSBC, Deutsche Bank, Mercedes Benz Technology Services…. Xu hướng này đang khá phổ biến ở Mỹ, Châu Âu cũng như ở châu Á. Một không gian làm việc chung phù hợp giúp họ tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như tiền bạc khi tìm kiếm một văn phòng, sửa chữa và quản lý nó.

Không gian làm việc chung đóng vai trò là văn phòng mới của các tập đoàn lớn. Các tập đoàn mong muốn nhân viên của họ sẽ "bị ảnh hưởng" bởi sự năng động, trẻ trung của nhóm các startup, freelancer, từ đó khơi dậy tinh thần lao động hăng say và nâng cao năng suất lao động

Trước đó mọi người suy nghĩ rằng coworking chỉ phù hợp cho các công ty vừa và nhỏ, nhưng ngày nay suy nghĩ đó đã thay đổi rất nhiều. Tại Wework – coworking lớn nhất thế giới, được định giá 47 tỷ USD Mỹ - gần 40% doanh thu đến từ các công ty và tập đoàn trị giá tỷ đô thuê văn phòng trong coworking, tỷ lệ này đang tiếp tục tăng trưởng khi mà các tập đoàn lớn ngày càng nhận ra những giá trị mà coworking mang lại.

Những điều cần chú ý khi thuê văn phòng coworking

Địa điểm thuê văn phòng:

Địa điểm là một trong những yếu tố quyết định việc có thuê văn phòng hay không. Địa điểm văn phòng có vị trí lý tưởng là thuận tiện, dễ tìm đường, để nhân viên, khách hàng, đối tác dễ dàng tìm đến. 

Giờ giấc thuê văn phòng: 

Nhiều tòa nhà cho thuê văn phòng có giờ giấc mở đóng cửa cố định. Do đó các coworking giúp khắc phục được nhược điểm này. Thông thường các văn phòng coworking có thời gian linh hoạt hơn và điều chỉnh theo người thuê văn phòng. Tuy nhiên, không vì thế mà các coworking không có giờ đóng - mở cửa cố định. Bạn cần nắm được thời gian này để trường hợp bạn cần sử dụng văn phòng ngoài giờ quy định thì cần đăng kí với ban quản lý.

Cơ sở vật chất văn phòng: 

Cơ sở vật chất của các văn phòng coworking rất quan trọng để. Chúng bao gồm không gian văn phòng và những yếu tố đi kèm. Không gian văn phòng làm việc cần có các thiết bị hiện đại, đầy đủ vật phẩm văn phòng phục vụ công việc (bàn ghế, internet, máy chiếu),.... Không gian hỗn hợp (phòng làm việc, họp hành,...) và dịch vụ hỗ trợ (lễ tân, bảo vệ,...)

Giá cả thuê văn phòng coworking:

Thông thường giá thuê văn phòng coworking theo hai hình thức đó là thuê theo ngày và thuê theo tháng. Mức giá trên bao gồm việc sử dụng lễ tân, các thiết bị văn phòng sẵn có, wifi,... Tuy nhiên mức giá quy định không bao gồm phụ phí phát sinh. Trong trường hợp bạn sử dụng quá giờ hoặc sử dụng để tổ chức các cuộc họp, workshop thì chi phí sẽ có mức tính khác.

Phong thủy văn phòng: 

Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp. Chúng ta hãy xem xét thật kỹ cách bố trí sao cho phù hợp với phong thủy. Một văn phòng thông thoáng, có hướng phù hợp phong thủy sẽ mang đến vận khí tốt, giúp công việc tiến triển thuận lợi, góp phần vào sự phát triển ổn định của doanh nghiệp.

Admin

Phản hồi