Những chi phí phát sinh khi thuê văn phòng bạn nên biết

26/11/2020

Bên cạnh vị trí, diện tích mặt bằng, tiện ích thì chi phí giá cả là điều bạn cần chú ý trước khi quyết định thuê văn phòng. Bên cạnh chi phí cố định ghi cụ thể trong mặt bằng thì bạn có thể tốn thêm một số chi phí phát sinh mà bạn nên cẩn thận.

1. Những chi phí chính trong một hợp đồng thuê văn phòng

Chi phí chính hay những chi phí “nổi” là những chi phí được bên cho thuê ghi và liệt kê rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, trong các buổi thương thảo giữa 2 bên (bên thuê và bên cho thuê) hay 3 bên (bên thuê, bên cho thuê và bên dịch vụ), những chi phí nổi này bao gồm:

Chi phí thuê văn phòng theo thời gian hợp đồng:

Tất nhiên, khi bạn muốn có một không gian làm việc, bạn cần phải chi trả chi phí thuê văn phòng đó. Chi phí này có thể được tính theo tháng, theo quý hoặc theo năm và có giá trị tùy vào quyết định được đưa ra sau khi thương thảo hợp đồng.

Cách tính giá có thể là theo phòng/ tháng hoặc m2/ tháng tùy vào không gian văn phòng bạn lựa chọn (các văn phòng cao cấp và hạng B, hạng C hiện nay thường có giá thuê tính bằng m2/tháng).Tiền thanh toán có thể là USD hoặc VND tùy theo yêu cầu của bên chủ cho thuê.

Chi phí dịch vụ:

Trong một không gian mang tính công cộng, bạn không thể làm việc mà không cần các dịch vụ của tòa nhà đi kèm. Ví dụ như bạn không thể tự trông xe, không thể tự dọn vệ sinh hay trông coi văn phòng của mình về đêm hoặc tự sửa điện thoại, mạng máy tính… Đây chính là những khoản phí dịch vụ bạn cần thanh toán chi phí chi trả để có thể thoải mái làm việc mà không cần lo lắng điều gì.

Chi phí điện, thông gió - điều hòa sử dụng:

Tất nhiên, đây là một chi phí không thể tránh được và chi phí này sẽ được tính nhờ chỉ số công tơ hàng tháng. Bạn có thể đóng hàng tháng hoặc đóng theo quý tùy thuộc vào bản thương thảo hợp đồng.

Hiện nay, đa số các tòa nhà khi xây dựng thì hệ thống thông gió – điều hòa đều được lên thiết kế là điều hòa trung tâm. Do đó, với mỗi không gian sử dụng, bạn cần phải chi trả cho hệ thống điều hòa này.

Ở các tòa nhà cao cấp hay hạng B, chi phí này thường được cho vào phần chi phí dịch vụ còn ở các không gian văn phòng hạng C, bạn sẽ phải đóng riêng chi phí này. Chi phí này có thể chênh lệch qua các thời điểm dựa vào tần suất hoạt động cũng như các vấn đề phát sinh của tòa nhà.


Chi phí hoàn trả mặt bằng

Sau khi hợp đồng hết hạn hoặc bị chấm dứt, ngoài việc bạn phải dọn hết đồ đạc của mình thì bạn vẫn cần phải trả một khoản chi phí để chủ tòa nhà xử lý nốt phần công trình nội thất cũ để mặt bằng được trả lại như thời điểm ban đầu. Chi phí này bao gồm các hao phí văn phòng, chi phí cho việc tháo dỡ các vật liệu tồn tại mà đơn vị bạn không có nhu cầu mang theo như các vách ngăn, các phụ phẩm trang trí nội thất… khi đơn vị bạn lắp đặt khi mới thuê văn phòng.

2. Những chi phí phụ "chìm" trong hợp đồng thuê văn phòng

Đây là những chi phí không được nói rõ bằng câu chữ mà thường “ẩn” trong từng hạng mục hợp đồng. Nếu không để ý và điều chỉnh công việc sao cho phù hợp, nhiều khi bạn phải chịu mất tiền rất oan uổng, những chi phí “chìm” bao gồm:

Phí làm việc ngoài giờ

Thông thường, trong hợp đồng, chi phí thuê văn phòng và dịch vụ chỉ được áp dụng cho thời gian 8 tiếng 1 ngày và 5 (hoặc 6) ngày trên 1 tuần. Vì thế, nếu vượt quá khoảng thời gian quy định trên, đơn vị của bạn cần chi trả thêm cho bên cho thuê để họ chi trả những chi phí dịch vụ đi kèm khác như điện, hệ thống điều hòa trung tâm, hệ thống nhân viên, bảo vệ, thang máy…

Chi phí này cũng không cố định, có đơn vị thu nhưng có đơn vị hoàn toàn miễn phí, giá cả cũng không rõ ràng. Vì vậy, nếu bạn thường phải chạy dateline làm thêm giờ thì nhớ phải thương thảo rõ hạng mục chi phí này nhé.

Chi phí làm việc ngoài giờ thường có 3 cách tính chính đó là theo phòng/ giờ; theo diện tích/giờ và theo thiết bị/ giờ.

Chi phí trông giữ phương tiện giao thông

Tùy vào từng tòa nhà bạn cần hoặc không cần bỏ ra loại chi phí này. Nếu có mặt bằng rộng rãi thì việc miễn phí chi phí trông giữ phương tiện là điều hiển nhiên. Tuy nhiên đa phần các tòa nhà hiện nay đều có hầm gửi xe và bảo vệ trông nên sẽ tốn chi phí này.

Chi phí trong thời gian setup

Khi bạn thuê được một văn phòng làm việc, điều đầu tiên là bạn cần phải thiết kế, sửa sang lại văn phòng làm việc đó cho phù hợp. Thông thường bên cho thuê sẽ miễn phí một số ngày nhất định để bạn có thời gian setup. Tuy nhiên cũng có những bên chủ cho thuê không có ưu đãi này nên dù không sử dụng không gian văn phòng nhưng bạn có thể vẫn phải đóng những chi phí dịch vụ cho chủ tòa nhà. Có những tòa nhà thu từ 3-5 USD/m2/tháng.

3. Những chi phí biến thiên không có trong hợp đồng

Một vài chi phí sẽ thay đổi dựa vào việc thương thảo hợp đồng của bạn. Vì thế, thương thảo sao cho khéo léo cũng là cách giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền không nhỏ nếu tính trên thời gian dài.


Chi phí biến thiên dựa trên cách xác định diện tích văn phòng

Thông thường, có 2 cách xác định diện tích văn phòng. Cách thứ nhất là diện tích tính theo diện tích thông thủy hay diện tích trải thảm, đây là diện tích văn phòng bỏ qua toàn bộ phần tường và cột trong văn phòng. Thứ hai là diện tích đo theo mép ngoài văn phòng, đây là diện tích tính cả phần tường và cột trong không gian làm việc. Hai cách tính này khiến diện tích văn phòng sẽ chênh nhau từ 3 -5%, và tất nhiên, giá hợp đồng sẽ thay đổi tùy theo cách tính.

Chi phí biến thiên do tỷ giá hối đoái

Tỷ giá USD – VND luôn biến đổi lên xuống theo thị trường mà thông thường, giá văn phòng cho thuê thường tính bằng mệnh giá USD. Nhưng do quy định của nhà nước, giá thuê cần được quy đổi ra tiền Việt trong hợp đồng. Do đó, tại thời điểm thanh toán, giá trị này sẽ có những biến thiên theo tỷ giá hối đoái giữa 2 loại tiền tệ.

Chi phí biến thiên do điều chỉnh đơn giá cho thuê

Đây là phần chi phí bị thay đổi trong một thời gian nhất định sao cho giá cả phù hợp với thị trường cho thuê. Đa số trường hợp này ít xảy ra, tuy nhiên bạn cũng cần thỏa thuận trước tránh trường hợp phát sinh ngoài dự tính.

Vanphongre.vn mong rằng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tránh được nhiều nhất những chi phí phát sinh. Chúng tôi luôn nỗ lực hướng tới mục tiêu trở thành kênh thông tin số 1 về cho thuê, mua bán, chuyển nhượng văn phòng, mặt bằng và tòa nhà tại Việt Nam. Các văn phòng tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng,... cũng như tòa nhà, mặt bằng cho thuê và mua bán luôn được cập nhật nhanh chóng.

Liên hệ để được hỗ trợ:

Địa chỉ: Số 2 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội

Website: vanphongre.vn

SDT: 098 984 8886 - 0903260271

Fanpage: Vanphongrevn

 

Admin

Phản hồi